A comunicação interna é responsabilidade de todos nas empresas. Esse conceito é corriqueiro nos textos sobre o tema, mas sendo de todos, a impressão é de que não é de ninguém e a atividade é apontada como problema recorrente na maior parte das empresas. Acredito que o mais eficiente são os comitês de comunicação interna, sob coordenação da área de comunicação.
O comitê é uma alternativa condizente com as modernas formas de gestão e que possibilita a multidisciplinaridade na condução das políticas, tornando-as mais arejadas. As áreas de comunicação social e recursos humanos, necessariamente, têm cadeira cativa. Outros parceiros esporádicos ou não, de acordo com a estrutura de cada empresa, são representantes de áreas como relações institucionais, marketing (em organizações onde atua separado da comunicação), administração, tecnologia da informação, gestão do conhecimento, departamento de pessoal e ouvidoria.
Por que a comunicação deve ser responsável pela atividade, perguntarão as demais áreas?:
1) os profissionais de comunicação, invariavelmente, estão vinculados diretamente aos principais dirigentes das organizações e têm que interpretar e traduzir os pensamentos norteadores dos negócios;
2) devem participar das decisões estratégicas das empresas e
3) têm domínio sobre a produção técnica da comunicação. Seja sob o ponto de vista das linguagens adequadas a cada público, seja sob o de definição de conteúdo ou na escolha dos meios;
4) escolhida a ferramenta (vídeo, boletim, revista, carta, intranet, podcast, mural etc.), esse profissional será o responsável por alimentá-lo;
5) a comunicação direcionada ao público estratégico formado pelos empregados, muitas vezes pode ser necessária também àqueles externos, que já está sob responsabilidade da área de comunicação social, sejam profissionais dos veículos de comunicação, parceiros, conselheiros etc.
A comunicação interna é uma ação cujo conteúdo pode ter várias origens e destinos, mas um só objetivo: a integração no âmbito corporativo. As fontes das informações podem ser diversas: recursos humanos, jurídico, financeiro, administração, o departamento de pessoal, vendas etc.
O que deve ter em comum nessa comunicação em um ambiente multifacetado como são as empresas? O tratamento do conteúdo, a forma de apresentação e a utilização dos meios adequados. A comunicação interna deve ser permanente e demonstrar unidade, com a criação de laços permanentes com seus públicos. Os materiais têm que ser atrativos e de qualidade.
A área especialista é a comunicação social onde os profissionais crescentemente investem na especialização em técnicas que envolvem a atividade. Esse fato não impede a colaboração efetiva das demais áreas no processo de elaboração da comunicação, o que é fundamental para maior integração e maior foco. É uma participação, que deve ser incentivada pela organização. Ela poderá ajudar a alcançar o tom certo das mensagens.
Essa comunicação interna que valoriza a diversidade deve ser a mais coloquial possível, pendendo para o lúdico, de forma a conquistar os destinatários. É um afinamento que dependerá da cultura organizacional e que exige dos gestores da comunicação interna uma audição atenta, para torná-la a mais inclusiva.
O importante é que o resultado seja positivo para a organização, que o compartilhamento das informações leve tranquilidade aos empregados e baixe o nível de estresse causado pela insegurança da incerteza.
A participação ampla das diversas áreas nos comitês tem como vantagem o maior comprometimento das equipes; a maior variedade de potenciais fontes de conteúdo e a possibilidade de evitar dificuldades na relação entre os executores da comunicação interna e as demais áreas.
Sabe-se que, muitas vezes, a busca da transparência evidencia fragilidades que muitos prefeririam manter ocultas. A comunicação interna pode ter esse papel e tornar-se incômoda, pois registra promessas para o conjunto dos empregados; divulga informações gerenciais cujos dados podem não corresponder ao discurso, torna difícil aos fornecedores das informações esconderem-se no anonimato. São desafios a serem enfrentados pelas empresas que buscam o melhor ambiente para desenvolvimento de suas atividades.